Vừa nhận được A/N (Arrival Notice) từ hãng tàu sau bao lần delay, Thiển Hào chưa kịp thở phào thì nhận ngay tin dữ: tờ khai hải quan của Khoan Đánh ra “luồng đỏ”. Bình thường vẫn xanh mướt, như có linh tính, sáng nay Khoan Đánh đã mua nải chuối cúng ông Địa trước khi bấm truyền chính thức thế mà cuối cùng vẫn bước không qua.
Trong thế giới logistics và khai báo hải quan, những chuyện tréo ngoe như vậy không hề hiếm. Có hôm, sau khi vượt qua đủ 80 kiếp nạn, rạng sáng hôm sau lại được tài xế báo hung tin: “Chị ơi, xe em tự nhiên hư, không về kịp kéo hàng.” Vậy đó, đúng như ông bà ta nói: “Phước bất trùng lai, họa vô đơn chí.” Sau khi giải quyết hậu quả xong xuôi, cả team lại kéo nhau đi ăn 3 cái hột vịt lộn kèm thêm lon 333, nhưng từ ngày 168 ra đời, 333 đã nhường chỗ cho Ken 0 độ.
Những sự cố này không chỉ là “vận đen”, mà thực chất nó tuân theo quy luật vô hình ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Nếu hiểu rõ nguyên tắc vận hành của cuộc chơi, bạn có thể biến rủi ro thành lợi thế cạnh tranh.
Càng lo lắng về một sự cố, khả năng nó xảy ra càng cao
Trong Xuất nhập khẩu và đặc biệt là logistics, khi bạn càng lo lắng về một vấn đề, nó càng dễ xảy ra. Đây không phải là mê tín, mà là tâm lý tự củng cố: sự chuẩn bị kém (cả chủ quan lẫn khách quan) luôn dẫn đến rủi ro cao hơn.
Giải pháp là hãy chủ động lập kế hoạch dự phòng, xây dựng kịch bản xử lý cho tình huống xấu nhất, luôn có phương án thay thế để không bị động trước rủi ro.
Xác định rõ vấn đề là bạn đã giải quyết được một nửa
Nhiều lần Thiển Hào, Khoan Đánh, Biển Dao gặp trouble: tờ khai bị bác HS Code, tăng trị giá tính thuế, thanh toán quốc tế bị giữ, hàng trễ tàu, hư hỏng… Họ tìm đến Thu Tánh xin lời khuyên, và liều thuốc cấp bách luôn là: “Lấy cho anh tờ giấy với cây viết.”
Cách tiếp cận đúng là hãy viết ra giấy rõ vấn đề của bạn. Đừng chỉ nói “tờ khai bị vướng”, hãy xác định vướng ở đâu, hành chỗ nào, ai xử lý, lý do tại sao và phương án giải quyết.
Đặt câu hỏi:
– Nguyên nhân gốc rễ là gì?
– Có dữ liệu nào chứng minh không?
- Nếu thay đổi một yếu tố, kết quả có khác không?
Khi bạn viết rõ ràng vấn đề, bạn đã đi được 50% chặng đường đến giải pháp.
Kiến thức, kinh nghiệm và mối quan hệ là chìa khóa để vượt qua nghịch cảnh
Trong ngành xuất nhập khẩu, logistics, khai báo hải quan, những nhân sự có chuyên môn, hiểu quy trình, luôn học hỏi từ tài liệu & chuyên gia thường ít gặp sự cố và luôn có cách xử lý hiệu quả. Trái lại, những ai chỉ làm cho xong, không đầu tư vào kiến thức, trốn trách nhiệm đến khi gặp trouble thì dễ bị cuốn vào vòng xoáy “lương – tiền – việc – đền” và nhanh chóng bị loại khỏi cuộc chơi.
Bài học cho doanh nghiệp logistics là cần đầu tư vào đào tạo nhân sự. Nhân sự phù hợp giúp doanh nghiệp tồn tại lâu dài và phát triển bền vững.
Ứng dụng công nghệ, chuyển đổi số để tối ưu vận hành, giảm rủi ro. Luôn cập nhật xu hướng cùng với cộng đồng và hiệp hội chuyên ngành. Nguyên tắc đầu tiên trong quyển “22 Quy luật bất biến trong Marketing” (The 22 Immutable Laws of Marketing) của Al Ries và Jack Trout là Quy luật Dẫn đầu (The Law of Leadership), người dẫn đầu luôn có lợi thế cạnh tranh.
Nếu đã đảm nhận trách nhiệm, hãy tìm ra cách tốt nhất để đạt kết quả mong muốn
Khách hàng không quan tâm lý do hàng trễ. Họ chỉ quan tâm bạn xử lý thế nào. Bài học cho chuyên viên logistics là cần cam kết rõ ràng, không chỉ hứa suông, hãy có KPI cụ thể. Tập trung vào giải pháp, không đổ lỗi, hãy chủ động xử lý thay vì than vãn.
Luôn cải tiến vì mỗi sự cố là một cơ hội doanh nghiệp của chúng ta để nâng cấp hệ thống. Doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế tiếp thu, lắng nghe vấn đề của toàn thể nhân sự cũng như khuyến khích các giải pháp được đề xuất và mạnh dạn thử nghiệm, áp dụng.
Kết luận: Biến rủi ro thành sức mạnh trong logistics
Logistics là một ngành biến động liên tục nhưng cơ hội luôn nằm trong thách thức. Những doanh nghiệp thành công không phải là những doanh nghiệp tránh được rủi ro, mà là những doanh nghiệp quản trị rủi ro hiệu quả.
NỀN Logistix | Tuấn Thừa Ân
